Workshops - arbeidsformen som forsvant

Workshops - arbeidsformen som forsvant

Som mange andre er min tålmodighet tynnslitt etter et år med pandemi. Før ledet jeg ofte møter, spesielt workshops. Bare tanken på å tilby frisk frukt eller en skål med Twist når det kollektive blodsukkeret har sunket under havnivå, gir meg nå tårer i øyekroken. For all del, hjemmekontor har sine fordeler. Blant annet tar videomøter generelt kortere tid enn de vanlige møtene gjorde, som frigir tid til å være produktiv utenom.

Skrevet av Arild Tjomsland den 10. mars 2021.

Før korona holdt jeg kurs i god møteledelse, eller jeg ble leid inn som nøytral møteleder for potensielt betente anledninger. Som for eksempel når vegvesenet presenterte omdiskuterte trasévalg for berørte parter, eller styringsgrupper mente prosjektgrupper hadde skåret ut på blindspor. Jeg styrte skuta i havn når det stormet. 
 
Overgangen til videomøter er et skudd for baugen. Uttrykket som ofte brukes er at båndbredden er kraftig redusert i overgangen fra fysiske møterom til små rektangler på en skjerm. Ikke på signaler som måles med HD, 4K eller 5G, men på de mellommenneskelige nyansene. Som møteleder er virkemidlene mine blitt borte; kroppspråk, fokus, blikk, kontekst, omgivelser. Mangelen på tavle å tegne på, fraværet av post-its å klistre, det å ikke kunne organisere bordene til en hestesko, gjør det å lede workshops på video til en lidelse. Visst er det programvare på gang som i sin form ligner på tavler og post-its, men fortsatt er det ingen som lar meg høflig avbryte en dominerende mellomleder ved å smilende legge hånden på skulderen hans og rette spørsmål til hun som ikke får slippe til. 
 
Men nok syting. What to do?
 
En ledetråd ligger i første avsnitt: videomøter frigir tid til å være produktiv utenom. Med fare for å promotere defeatisme: når jeg legger fra meg ambisjonen om at idéer skal genereres, evalueres eller prioriteres i møter - kort sagt gir opp at noe skal gjøres der og da - nærmer jeg meg noe. Workshopen er et middel til å nå et mål. Det jeg gjorde før som innleid workshopleder, var å tilrettelegge for felles forankret produktivitet. Hvis jeg tar et steg tilbake fra workshoplederrollen, kan jeg fortsatt tilrettelegge for felles forankret produktivitet, bare ikke der og da. Jeg kan tilrettelegge for produktivitet utenom. Og frigi tid, altså gjøre møtet kort. Ingen trives uansett.
 
Kort fortalt, jeg stoler ikke på møtet som arbeidsform lenger.
 
Hvordan tilrettelegge for produktivitet utenom? Vær (eller bli) god på å skrive. Vær god på å skrive de formelle dokumentene som forankrer: nedskrevne agendaer, forventninger, målbeskrivelser, prosessbeskrivelser, rollebeskrivelser, og dokumentasjon av beslutninger. Sett ord på relasjonen mellom grupper og personer på hver bidige oppgave. Organisasjonskart holder ikke. Men det handler ikke bare om å opprette dokumenter, det handler like mye om mindre tekst på setning- og avsnittsnivå, kommentarer og spørsmål. Åpne spørsmål bringer inn nye tanker, lukkende spørsmål driver prosessen videre, også skriftlig. Hvordan kommentarer tas imot og besvares har stor symboleffekt overfor andre enn den som har stilt de, også skriftlig. Crazy forslag må fortsatt ikke gjøres narr av, ei heller skriftlig. De samme grepene jeg pleide å gjøre som workshopleder IRL, for eksempel mitt beste «knep»: å bekrefte gjennom å omformulere innspill og rette de tilbake til opphavspersonen som spørsmål, kan også gjøres i kommentarer på GoogleDocs. 
 
Når alle sitter hver for seg og jobber, må tekst erstatte kontekst. Det svaret som før lå mellom linjene, må nå opp og fram og få to streker under seg.
 
Å tilrettelegge for at produktiviteten foregår utenom møtet, er en tillitserklæring. Møtet som kontrolltiltak for å sikre at noe blir gjort, faller bort. Utenom betyr i praksis én eller annen gang etterpå. Produktiviteten finner sted på det tidspunkt som måtte passe hver enkelt bidragsyter, alle kan bidra asynkront. Klassiske workshopaktiviteter som brainstorming må bli gjort solo på fellesdokumenter, miroboards, mindmaps eller powerpoints. 
 
Er jeg overbevist? Er dette veien fremover? Tja. Det er en workaround som virker under de rådende omstendigheter. Og ikke stol på meg, stol på GitHub. Det er der jeg har hentet inspirasjon. Det er GitHubs retningslinjer for arbeid, kanskje primært koding, jeg prøver å anvende på mitt område, workshopledelse. På sitt aller beste er en god workshop som improvisert teatersport, hvor hemninger lempes på og risiko tas ned innenfor trygge rammer. Det å slenge ut en latterlig idé skriftlig utelukkende med tanke på at den kanskje trigger en genial idé fra en kollaboratør 18 timer senere, blir enda mer skummelt når den potensielt blir stående for all ettertid. Dokumenter, selv miroboards eller GoogleDocs eies av noen. De blir sjelden virkelig felles, slik en whiteboardtavle klusset på i alles påsyn som følge av en livlig diskusjon blir. Men jeg tror å tenke radikalt skriftlig og forvente produktivitet kun utenom videomøtet, er bedre enn å være den møtelederen som fikler med fancy programvare og samtidig fortvilt prøver å holde entusiasmen i gruppa oppe på andre timen fra en bitteliten videorute. 
 
Da er det bedre å erkjenne at det er noe mer fengende på et par av de andre fanene folk har oppe. 
 
Arild Tjomsland, Boitano AS